>> Τα νέα μας


   

Πώς να στείλεις ένα e-mail

09/03/2015


Πώς να στείλεις ένα e-mail

↓Μεγάλο αλλά αξίζει να το διαβάσετε↓

 

1. Αντί να κάνετε αυτό:
Αποστολή μηνύματος από αντιεπαγγελματική διεύθυνση ή περίεργα ονόματα χρήστη. Εάν χρησιμοποιείτε ένα δωρεάν email λογαριασμό, το μήνυμα σας κινδυνεύει να διαγραφεί. Π.χ. ένα ηλεκτρονικό μήνυμα από sexygirl77@hotmail.com είναι πιθανό να εκκληφθεί ως spam.
•Κάντε αυτό:
Φερθείτε επαγγελματικά! Κρατήστε το δωρεάν email λογαριασμό για προσωπικά μηνύματα. Για την δουλειά σας, αποκτήστε το δικό σας DOMAIN π.χ. www.geniusnet.gr ή www.yourcompany.com και δημιουργήστε τις διευθύνσεις ηλεκτρονικού ταχυδρομείου που ενσωματώνουν το όνομά σας και αυτό το DOMAIN (π.χ. nikolaou@geniusnet.gr ή sales@yourcompany.com).

 
2. Αντί να κάνετε αυτό:
Στέλνετε πολλαπλά θέματα για ένα μεμονωμένο ζήτημα. Όταν οι παραλήπτες σας εργάζονται σε πολύπλοκα θέματα, συχνά είναι δελεαστικό να στείλετε ένα email κάθε φορά που ένα ερώτημα ή μια ιδέα έρχεται στο μυαλό σας, αλλά αυτό μπορεί να συντρίψει και να ενοχλήσει τους παραλήπτες.
•Κάντε αυτό:
Να είστε υπομονετικοί! Μην στέλνετε ό,τι σας κατέβει στο κεφάλι και μην απαντάτε σε 1 δευτερόλεπτο! Προσπαθήστε κάθε φορά που σας έρχεται μια σκέψη για το ίδιο θέμα, να την σημειώνετε κάπου και στη διάρκεια της ημέρας συνδυάσετε τις σκέψεις σας σε ένα συνοπτικό μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου.

 
3. Αντί να κάνετε αυτό:
Όταν απαντάτε σ' ένα email, συχνά σβήνετε το κείμενο του αποστολέα ή αν δεν το σβήσετε δημιουργείτε μια ροή απαντήσεων, πάνω σε μια απάντηση και πάνω σε μια άλλη απάντηση κ.ο.κ.
•Κάντε αυτό:
Κρατείστε το κείμενο του αποστολέα και τις απαντήσεις του, γιατί αυτό θα κρατήσει μια ροή απαντήσεων, αλλά μην το παρακάνετε! Αν ένα email έχει 25 απαντήσεις κανείς δεν θα τις διαβάσει όλες!
Να χρησιμοποιείτε το ίδιο SUBJECT (θέμα) π.χ. "Αίτηση για προσφορά" ώστε να φαίνεται ένα σαφές συνεχόμενο email, αλλά αν αλλάζετε «ουσία», πρέπει να αλλάζετε και το SUBJECT (θέμα), αλλιώς θα προκαλέσετε σύγχυση. Προσοχή: η γραμμή SUBJECT (θέμα) δεν είναι άχρηστη! Εκεί πρέπει να γράφετε την «κεντρική ιδέα» του email σας πάντα!

 
4. Αντί να κάνετε αυτό:
Χρησιμοποιώντας το REPLY ΤΟ ALL (απάντηση σε όλους) άσκοπα, όταν το email έχει πολλαπλούς παραλήπτες, βομβαρδιζόμαστε με μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου που κάποιοι θα διαγράψουν ακόμη και χωρίς να τα διαβάσουν και μπορεί να χάσετε βασικές πληροφορίες.
•Κάντε αυτό:
REPLY ΤΟ ALL με προσοχή! Αν κάποιος οργανώνει μια συνάντηση, για παράδειγμα, απαντήστε μόνο στον διοργανωτή αντί για όλη την ομάδα. Εάν στέλνετε μηνύματα σε μια μεγάλη ομάδα, προσθέστε τους παραλήπτες που δεν πρέπει να δοθεί απάντηση στο πεδίο ΚΡΥΦΗ ΚΟΙΝΟΠΟΙΗΣΗ (Bcc).


5. Αντί να κάνετε αυτό:
Πολλές φορές στέλνετε μία πρόσκληση, μια προσφορά ή μία ενημέρωση και βάζετε 40-50 παραλήπτες. Όταν το email έχει πολλαπλούς παραλήπτες (πάνω από 10) χωρίς να το θέλετε βάζετε τους παραλήπτες σας σε λίστες SPAMMERS. Oι SPAMMERS «τσιμπάνε» τα emails με πολλούς παραλήπτες και μετά τους βομβαρδίζουν με emails για κάθε λογής πραμάτεια (ρολόγια, πορνό, φάρμακα και θέσεις στο εξωτικό εξωτερικό!)
Κάντε αυτό:
Βάλτε στο ΤΟ: (Προς: ) τον εαυτό σας! Πατήστε το Cc (ΚΟΙΝΟΠΟΙΗΣΗ), ανοίγει άλλο παραθυράκι και διαλέξτε να βάλετε τους πολλαπλούς παραλήπτες σας στο "Bcc" (ΚΡΥΦΗ ΚΟΙΝΟΠΟΙΗΣΗ).


6. Αντί να κάνετε αυτό:
Μην στέλνετε αόριστα emails — αν το email σας στερείται μια συγκεκριμένη δράση ή μια συγκεκριμένη πληροφορία, οι παραλήπτες σας πιθανόν δεν θα ανοίξουν καθόλου το email ούτε θα απαντήσουν.
•Κάντε αυτό:
Απαιτείστε κάποια δράση και γίνετε ακριβείς και συγκεκριμένοι! Π.χ. "απαιτείται η συμβολή σου" ή "αγόρασε τώρα" ή "παρακαλώ διαβάστε και απαντήστε". Αναφέρετε τις ενέργειες, τις κινήσεις, δώστε κατάλογο παραδοτέων, και δηλώστε κατηγορηματικά τις προθεσμίες.


→Εάν και όλα αυτά αποτύχουν;
Εάν κάνετε τα πάντα κανονικά μέσω ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, αλλά ακόμα δεν έχετε το επιθυμητό αποτέλεσμα, ίσως χρειαστεί να εγκαταλείψετε αυτήν την μέθοδο και να δοκιμάστε τα εξής:

  1. Χρησιμοποιήστε γραπτά μηνύματα (sms) εάν το θέμα είναι επείγον.
  2. Σηκώστε το τηλέφωνο. Συχνά, μπορείτε να μάθετε περισσότερα με μια συνομιλία 2 λεπτών και να επιλύσετε θέματα πιο γρήγορα από ό, τι ένα μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου.
  3. Συναντηθείτε για καφέ. Αν είστε σε κοντινή απόσταση (π.χ. στο δίπλα γραφείο) ή σε μικρή απόσταση από τον παραλήπτη, προτείνετε να …πιείτε ένα καφέ και να συζητήσετε το θέμα! Τίποτα δεν αντικαθιστά την επικοινωνία πρόσωπο με πρόσωπο.
  4. Βελτιώνοντας τις ικανότητες σας στη σύνταξη ενός email, θα είστε σε θέση να επικοινωνείτε και να πείθετε καλύτερα τους πελάτες, προμηθευτές, αφεντικά, εργαζόμενους, φίλους ακόμα και τον/την σύζυγό σας!


Επιμέλεια/Εμπλουτισμός: ΒΑΣΙΛΗΣ ΝΙΚΟΛΑΟΥ, CEO GeniusNet AE
Αρχικό κείμενο: HP technology at work